Exemple de solutionCollectivités

Messagerie et sécurité informatique pour mairie au Pays basque, en Béarn et dans les Landes

Boîtes Microsoft 365 des agents et des élus, mots de passe dans Keeper, postes et messagerie protégés par ESET : la sécurité des mairies.

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Plan d'une mairie fictive dont chaque poste est protégé par ESET, avec les boîtes aux lettres nominatives et partagées de la commune, l'antispam ESET qui filtre la messagerie et le coffre-fort Keeper qui range les mots de passe par service.
Exemple d'implantation sur un lieu fictif. Touchez ou cliquez le plan pour l'agrandir.

Pour qui

Mairies, communautés de communes, syndicats intercommunaux et établissements publics locaux

Dans une mairie, la messagerie est le premier outil de travail : demandes des administrés, échanges avec la préfecture, la trésorerie, l'intercommunalité, les entreprises. Agents et élus y ont chacun leur boîte, et certaines adresses, comme celle de l'accueil, sont lues par plusieurs personnes.

C'est aussi la porte d'entrée préférée des attaques : faux e-mail de la trésorerie, pièce jointe piégée, mot de passe réutilisé partout. Une commune n'a pas d'équipe informatique pour surveiller tout cela. Il lui faut des outils simples, qui protègent sans compliquer le travail.

La solution en bref

Ce que nous mettons en place

  • Boîtes aux lettres Microsoft 365

    Une adresse par agent et par élu, au nom de la commune

  • Boîtes partagées

    Accueil, urbanisme, état civil, lues par toute l'équipe concernée

  • Keeper

    Un coffre-fort de mots de passe pour chacun, des dossiers partagés par service

  • ESET sur les postes

    Antivirus et protection contre les rançongiciels, suivis depuis une console

  • Antispam ESET

    Spam, hameçonnage et pièces jointes piégées arrêtés avant la boîte de réception

  • Double authentification

    Sur la messagerie et sur Keeper

  • Infogérance à distance

    Comptes, alertes et mises à jour suivis sans déplacement

La solution en détail

Poste par poste, ce que nous installons et pourquoi

Des boîtes aux lettres au nom de la commune

Chaque agent et chaque élu reçoit une adresse au nom de la commune, plutôt qu'une adresse personnelle chez un fournisseur grand public. Les échanges restent à la mairie : quand un élu termine son mandat, sa boîte est archivée ou transmise, et rien ne part avec lui.

Les adresses de service, comme l'accueil, l'urbanisme ou l'état civil, sont des boîtes partagées : plusieurs agents les lisent, chacun avec son propre compte, et une demande n'attend plus le retour de congé de la seule personne qui avait le mot de passe.

Nous la mettons en place sur Microsoft 365, la solution que nous retenons presque toujours pour les mairies. Elle fonctionne sur ordinateur, tablette et téléphone, avec les agendas partagés de la mairie, Teams pour les réunions à distance et OneDrive pour les documents. Chacun reçoit la licence adaptée : une licence simple suffit souvent à un élu, quand un agent a besoin des applications Office installées sur son poste.

Keeper, pour en finir avec les mots de passe sur des post-it

Portail de la trésorerie, plateformes de l'État, logiciels métiers, comptes fournisseurs : une mairie jongle avec des dizaines d'accès. Keeper les range dans un coffre-fort chiffré. Chaque agent a le sien, et les accès communs sont dans des dossiers partagés par service : l'urbanisme voit les siens, la comptabilité les siens.

Keeper propose des mots de passe solides et les remplit tout seul dans le navigateur. Quand un agent quitte la mairie, les accès partagés restent à la commune, et l'on sait lesquels changer.

ESET pour protéger chaque poste

ESET protège chaque ordinateur contre les virus, les rançongiciels et les sites piégés. Tous les postes remontent dans une console que nous surveillons : une menace détectée sur un poste de l'accueil, et nous le savons sans attendre que quelqu'un appelle.

Les mises à jour de la protection sont automatiques, et un poste qui n'est plus protégé apparaît aussitôt dans la console.

Un antispam devant la messagerie

Avant d'arriver dans les boîtes, chaque e-mail passe par l'antispam d'ESET : publicités, hameçonnage, faux expéditeurs et pièces jointes piégées sont arrêtés ou mis en quarantaine. Les agents reçoivent moins de courrier inutile, et surtout moins de pièges.

Un message légitime arrêté par erreur se récupère depuis la quarantaine, et l'expéditeur peut être ajouté aux exceptions.

La double authentification partout

Sur la messagerie comme sur Keeper, un mot de passe ne suffit pas : une validation sur le téléphone est demandée à la connexion depuis un nouvel appareil. Un mot de passe volé par un faux e-mail ne permet plus d'entrer.

L'infogérance, à distance

Nous venons sur place pour la mise en place, et pour montrer aux agents et aux élus comment s'en servir, au Pays basque, en Béarn ou dans les Landes. Ensuite, tout se suit à distance : création et fermeture des boîtes, dossiers partagés dans Keeper, alertes ESET, quarantaine de l'antispam. Le déplacement devient l'exception.

Questions fréquentes

Ce que l'on nous demande

Les élus doivent-ils utiliser une adresse de la mairie ?

C'est fortement recommandé : les échanges liés au mandat restent à la commune, sont archivés, et ne se mélangent pas avec la messagerie personnelle de l'élu.

Pourquoi Microsoft 365 pour la messagerie de la mairie ?

Parce qu'il réunit la messagerie, les agendas partagés, Teams et les documents dans un même outil, accessible partout. Les boîtes partagées, l'archivage et la double authentification y sont prévus, et les licences s'adaptent à chacun, agent ou élu.

Que devient la boîte d'un élu à la fin de son mandat ?

Elle est archivée ou transmise selon le choix de la commune, puis fermée. Son successeur reçoit une nouvelle boîte, et les adresses de service ne changent pas.

Keeper est-il compliqué pour les agents ?

Non. Une extension dans le navigateur propose d'enregistrer les mots de passe et les remplit à la connexion. Les agents n'ont plus qu'un mot de passe à retenir, celui de Keeper, protégé par la double authentification.

L'antispam peut-il bloquer un message important ?

Rarement, mais cela arrive. Le message reste en quarantaine, d'où il se libère en un clic, et l'expéditeur peut être ajouté aux exceptions.

ESET ralentit-il les ordinateurs ?

ESET est réputé pour sa légèreté : il protège en continu sans gêner le travail, y compris sur des postes qui ne sont plus tout jeunes.

Intervenez-vous à Pau, à Dax ou à Hossegor ?

Oui. Nous venons sur place pour la mise en place, au Pays basque, en Béarn et dans les Landes. Ensuite, presque tout se fait à distance : boîtes aux lettres, accès Keeper, alertes ESET et quarantaine de l'antispam. Nous ne nous déplaçons que lorsque le matériel l'exige.

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